Ada beberapa jenis software pada Microsoft Office yang banyak digunakan di perkantoran diantaranya adalah Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, FrontPage, InfoPath, Visio dan juga Publisher. Berikut ini adalah kegunaan software Microsoft Office :

1. Microsoft Word

Saah satu aplikasi yang terdapat pada Ms. Office yaitu Ms. Word adalah aplikasi yang sangat terkenal dan banyak digunakan. Aplikasi ini diterbitkan pada tahun 1983 dengan berbagai versi dan hingga saat ini sudah ada versi Ms. Word 2010 yang lebih canggih dan lebih nyaman digunakan. Melalui aplikasi ini kita bisa menulis berbagai hal, surat, dokumen, buku dan lainnya.

2. Microsoft Excel

Selain Ms. Word di atas, aplikasi yang terkenal dari Ms. Office adalah MS. Excel. Aplikasi ini digunakan untuk pengolahan data berupa angka dan sangat membantu akuntan, administrasi ataupun untuk perusahaan yang membutuhkan pengolahan angka. Melalui aplikasi ini perkantoran bisa dengan mudah menyusun laporan keuangan maupun laporan pengolahan aritmatika lainnya.

3. Microsoft Office Power Point

Aplikasi Power Point digunakan untuk presentasi, aplikasi ini bisa dijalankan dengan OS Windows dan Apple Mac. Power Point pada MS. Office ini sering digunakan untuk presentasi pendidik, pelajar, trainer ataupun manager perusahaan.

4. Microsoft Office Outlook

Program lainnya dari Ms. Office adalah Ms. Outlook, program ini digunakan untuk pengiriman dan membaca surat elektronik. Ms. Outlook menyediakan kalender, kotak surat dan juga jadwal bersama.

5. Microsoft Office InfoPath 

Ms. InfoPath merupakan aplikasi keluaran Ms. Office yang berguna untuk pengembangan formulir data dengan basis XML. Program ini dikeluarkan pada tahun 2003 yang menyediakan berbagai macam fitur menarik. Ms. InfoPath mampu membuat serta menampilkan dokumen XML.

6. Ms. Visio  

Ms. Office juga memberikan fasilitas kepada pengguna berupa Ms. Visio, aplikasi ini banyak digunakan untuk pembuatan flowchart. Selain membaut diagram alir atau flowchart, Visio juga sangat nyaman untuk pembuatan berbagai macam diagram, brainstorm dan juga beberapa skema jaringan. Aplikasi ini dilengkapi dengan grafik vektor sehingga pengguna lebih mudah dalam pembuatan diagram.

7. Microsoft Office Front Page

Ms. Front Page adalah program komputer yang digunakan untuk administrasi website. Aplikasi ini menggunakan basis WYG dan saat ini, Front Page telah digantikan oleh SharePoint Designer yang dikeluarkan pada tahun 2006.

8. Microsoft Office Acces

Program aplikasi komputer dari Ms. Officel lainnya adalah Ms. Acces, program ini digunakan untuk perusahaan kecil dan juga rumahan. Melalui aplikasi ini Anda bisa mengolah data dengan Microsoft Jet Database Engine. Program ini juga bisa menampilkan grafis yang sempurna sehingga mudah dipahami pengguna.

9. Microsof Office One Note

One Note merupakan aplikasi Ms. Office yang digunakan untuk mengumpulkan berbagai informasi gratis. Aplikasi ini banyak digunakan pada komputer atau PC dan juga laptop.

Dengan beberapa software yang disediakan oleh Microsoft Office, Anda bisa lebih mudah bekerja dan menyelesaikan pekerjaan. Selain biaya relatif terjangkau, Ms. Office adalah software keluaran Microsoft yang berkualitas dan dipakai banyak negara di dunia.

TEKNOLOGI INFORMASI  

 

• Pengertian Teknologi Informasi 

Teknologi Informasi yaitu ilmu yang mencakup teknologi komunikasi untuk memproses, menyimpan data dan mengirimkan informasi melalui jalur komunikasi yang cepat.Adapun contoh alat teknologi informasi salah satunya yaitu komputer, peralatan yang berhubungan dengan komputer antara lain :

• Mesin serbaguna yang dapat dikontrol oleh program, gunanya untuk mengolah data menjadi informasi.
• Deretan intruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer.
• Bahan mentah bagi komputer.
• Bentuk data yang diolah.

Teknologi telekomunikasi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh yaitu telepon, radio, dan televisi.

• Perkembangan Teknologi Informasi

Sejarah perkembangan Teknologi Informasi berdasarkan abad evolusi informasi yaitu :

• Sebelum tahun 1980 petani menggunakan tenaga manusia dan tenaga tangan.
• Abad industri dari tahun 1800 s.d 1987 bekerja di pabrik menggunakan tenaga manusia dan mesin.
• Abad informasi 1957 s.d sekarang pekerja terdidik menggunakan tenaga dan teknologi informasi.

Masyarakat informasi adalah suatu masyarakat yang lebih banyak orang bekerja dalam bidang penanganan informasi daripada bidang pertanian industri.

Sejarah teknologi informasi dari mulai zaman purba hingga saat iini yaitu manual, mekanik, mekanik elektronik, elektronik.

• Peranan dan Manfaat Teknologi Informasi

Teknologi informasi mempunyai peranan dan manfaat yaitu :

• Memiliki efek  besar dan dampak signifikan.
• Manajemen organisasi, struktur serta proses suatu kegiatan.
• Mempengaruhi banyak  aspek pekerjaan atau organisasi.

Teknologi informasi dibutuhkan karena adanya: komfleksitas tugas manajemen, pengaruh globalisasi, perlunya response time cepat dan tekanan persaingan. Adapun tujuan yang ingin di capai yaitu memecahkan masalah, membukakan kreatifitas, efektifitas dan efesiensi. Fungsi teknologi informasi yaitu untuk menangkap, mengolah, menghasilkan, menyimpan, mencari kembali dan melakukan transmisi.

Teknologi informasi memerlukan adanya sistem informasi yaitu yang menggunakan teknologi komputer untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi. Yang termasuk unsur sistem dalam teknologi informasi yaitu :

• Data (fakta mentah)
• Informasi (yang telah diorganisir sehingga memberi arti)
• Pengetahuan (informasi yang di proses sehingga memberikan pembelajaran, pemahaman untuk dapat di aplikasikan)

Sistem informasi berbasis komputer (CBIS) yaitu yang menggunakan komputer dan teknologi komunikasi untuk melakukan tugas–tugas yang diinginkan.
Infrastruktur informasi yaitu berupa: perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, basis data dan informasi manajeman personil.
Arsitektur informasi adalah perencanaan terhadap kebutuhan informasi. Kemampuan sistem informasi diantaranya yaitu proses cepat dan akurat, berkapasitas besar dan menyimpan akses cepat komunikasi cepat.
Apabila kita ingin mendapatkan informasi dapat diperoleh melalui:

• Pustaka (ilmiah, semi ilmiah, dan popular)
• Media massa (media cetak, radio, dan TV)
• Tuisan (surat dan fax)
• Perangkat bantu
• Manual ( pensil/pena + kertas)
• Mesin mekanis (mesin tik)
• Alat telekomunikasi
• Alat elektronik (komputer)

Peranan penting adanya TI yaitu untuk dibidang pendidikan, ekonomi, kesehatan, dan di bidang lainya.

• Pengelompokan Teknologi Informasi

TI dapat digolongkan menjadi beberapa golongan yaitu :

• Teknologi masukan yaitu berhubungan dengan peralatan untuk memasukan data kedalam sistem komputer (keyboard dan mouse).
• Teknologi luaran yaitu berhubungan dengan segala peranti yang berfungsi untuk menyajikan informasi hasil pengolahan sistem (monitor dan printer).
• Teknologi mesin memproses yaitu menjadi pusat pengolahan data dengan cara menjalankan program yang mengatur pengolahan tersebut.
• Teknologi lunak yaitu digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga dapat melakukan tindakan sesuai dengan yangg dikehendaki (mikrosoft office).
• Teknologi menyimpan terdiri dari memori internal berfungsi sebagai pengingat sementara ketika pengolahan dilaksnakan oleh CPU (read only memory dan random acces memory) dan memori eksternal berfungsi untuk menyimpan data secara permanen artinya tetap dipelihara ketika komputer mati (hardisk dan disket).

Yang temasuk sistem TI adalah suatu sitem yang terbentuk sehubungan dengan pengguna teknologi informasi. Komponen sistem TI diantaranya adalah :
–    Hardware (HW) seperti CPU, memori, I/O device, interconector.
–    Software (SW) seperti OS, package application, user application.
–    Firmware (FW) seperti instruksi disimpan permanen dalam ROM.
–    Infoware (IW) seperti user manual, SOP, cyiber law.
–    Baranware (BW) seperti end user, programmer, analyst, manager.

• Klasifikasi Sistem Teknologi Informasi

TI dapat diklasifikasikan berdasarkan system:
1.    Embedded informasi teknologi yaitu sistem TI yang melekat pada produk lain. Contohnya VCR yang dapat merekam tayangan televisi.
2.    Dedicated sistem yaitu sistem teknologi yang dirancang untuk melakukan tugas khusus contohnya sistem untuk ATM yang tidak digunakan oleh orang lain
3.    General purpose IT sistem yaitu sistem TI yang dapat digunakan untuk melakukan berbagai aktifitas umum. Contoh sistem PC yang dapat digunakan untuk serbaguna.

Menurut ukurannya IT yaitu :
1.    Informasi yang dapat ditampung.
2.    Kemampuan sistem yeng ditawarkan.
3.    Kecepatan memproses
4.    Jumlah orang yang menggunakan sistem secara bersamaan.

Ragam komputer yang dapat digunakan yaitu :

1.    Super komputer: kecepatan paling tinggi, digunakan untuk menghitung sains kompleks

2.    Mainframe: pemprosesan dengan skala besar.

3.    Mainkomputer: pemprosesan dengan skala menengah

4.    Workstasion: lebih ampuh dibanding dengan PC.

5.    Mikro komputer: disebut dengan PC.